Deze instructie beschrijft het archiveren van eindwerk in JOIN. Dit is de laatste stap in het beoordelingsproces. Een docent of ICTO medewerker kan de stappen in dit proces doorlopen.
Nadat de definitieve beoordeling heeft plaatsgevonden, moet het eindwerk in JOIN worden gearchiveerd. Dit kan via Ans > selecteer vak > selecteer toets > klik op tabblad Resultaten. Selecteer het resultaat, klik op "Archiveer".
Het eindwerk wordt hierna binnen 30 minuten automatisch in JOIN gearchiveerd.
Let op: videobestanden die tot 03-11-2023 zijn geüpload, zijn niet automatisch gearchiveerd. IVT Onderwijs zoekt naar een oplossing om die video's met terugwerkende kracht te archiveren.
Hieronder worden de stappen in Ans toegelicht aan de hand van een screenshot.
Tijdens het archiveren, wordt in JOIN de volgende informatie opgeslagen:
- Studentgegevens (studentnummer, voor- en achternaam)
- Opleiding
- VOE code
- Toetsnaam
- Toetsvorm (bijvoorbeeld "Beroepsproduct")
- Inleverdatum: de dag waarop de student het eindwerk heeft ingeleverd in Ans
- Documentdatum: de dag waarop het eindwerk is gearchiveerd in JOIN
- Afgehandeld op: de dag waarop het eindwerk is gearchiveerd in Ans
- Afgehandeld door: de naam van de personen die het eindwerk hebben gearchiveerd in Ans
- Beoordeling: de naam van de personen die het cijfer hebben goedgekeurd in Ans
- ID: de toetscode
Is het resultaat niet correct gearchiveerd in Join? Stuur dan een melding via het Serviceplein met daarin het studentnummer, de vakcode, toetscode en het studentnummer, met daarbij de opmerking wat er ontbreekt. De functioneel beheerders zullen je melding dan in behandeling nemen en uitzoeken wat er mis ging.
Voor een overzicht van al het gearchiveerde eindwerk in één inleverpunt, volg je deze stappen:
Ga naar Ans > selecteer vak > selecteer toets > klik op Resultaten. Je kunt filteren op archiefstatus door op "Alle" > "Gearchiveerde" te klikken (zie screenshot hieronder).
LET OP:
Ongeveer een half jaar na de definitieve beoordeling wordt het resultaat in Ans verwijderd. Je kunt de werkstukken dan alleen nog in JOIN terugvinden. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met de de collega's van Bedrijfsapplicaties in TOPdesk.
Als een resultaat is gearchiveerd, kun je het als volgt dearchiveren. Ga naar Ans > selecteer vak > selecteer toets > klik op tabblad Resultaten. Selecteer het filter "Alle", klik op "Gearchiveerd".
Selecteer het te dearchiveren resultaat. Klik op de drie puntjes.
Selecteer "Dearchiveer".
Het resultaat kan nu weer worden bewerkt.
Op het moment dat het eindwerk niet in Ans staat, zul je het eindwerk handmatig kunnen archiveren in JOIN met behulp van deze handleiding.
